Tenue des registres de délibérations et d’arrêtés dans les collectivités, EPCI et syndicats mixtes

Le seul exemplaire de ces registres étant celui conservé par la collectivité, leur tenue doit répondre à différentes obligations :

• le registre contient les délibérations et procès-verbaux des séances du Conseil et non les extraits transmis en préfecture.
• la délibération est composée de l’objet traité et de la décision ; le procès-verbal établi en séance peut être joint aux délibérations. Pour chaque séance doit figurer la liste des conseillers présents ainsi que leur signature.
• le maire, ou une personne déléguée, doit parapher chaque feuillet du registre.
• le registre doit être paginé et il est recommandé de numéroter chaque affaire, ce qui permet l’élaboration de tables chronologiques et thématiques en fin de registre.
• laisser une marge de 25 mm pour la reliure.

Ces registres doivent être reliés tous les 5 ans pour les communes de moins de 1 000 habitants, chaque année pour les autres communes et les EPCI. Leur reliure doit respecter les mêmes conditions que pour l’état civil :

• reliure cousue,
• pas de collage,
• pas de thermocollage,
• pas de serrage et montage sur onglets,
• le papier doit être blanc et permanent (norme ISO 9706-1999) et imprimé à l’encre noire (norme ISO 11798-1997),
• l’impression doit être recto-verso ; à défaut, le verso est annulé par une barre oblique.

Les archives départementales de l’Ain ont produit un document synthétique illustrant cette réglementation : http://www.archives-numerisees.ain.fr/data/modele_deliberation.pdf