Télétransmission des actes administratifs et budgétaires

VOUS SOUHAITEZ TELETRANSMETTRE DES ACTES ADMINISTRATIFS, COMMENT FAIRE ?

1. Choisir un des opérateurs de télétransmission homologués.
Liste des opérateurs homologués - Actes réglementaires et actes budgétaires :
La liste des dispositifs homologués se trouve à droite dans la rubrique "autres infos sur ce thème" sur le site suivant : https://www.collectivites-locales.gouv.fr/sites/default/files/migration/2019_09_13_liste_operateurs_transmission_0.pdf

Contacter ensuite un établissement pour l’obtention d’un certificat électronique d’authentification RGS** (RGS 2 étoiles) (sauf si votre opérateur vous a proposé un certificat de serveur).
La liste des fournisseurs de certificats qualifiés au sens du RGS est publiée sur le site de l’organisme de qualification habilité par l’ANSSI, la société LSTI, à l’adresse : https://www.lsti-certification.fr/fr/psce/(liste LSTI)

2. Faire délibérer le conseil municipal ou communautaire (ou syndical) pour :

a) donner son accord pour la télétransmission des actes administratifs
b) autoriser l’exécutif à signer la convention avec la préfecture
c) autoriser l’exécutif à signer le contrat avec l’établissement pour la fourniture de certificats électroniques d’authentification RGS** (RGS 2 étoiles) (si nécessaire - cf supra)
d) désigner les responsables de la télétransmission (2 personnes).

3. A la réception de la délibération, la préfecture envoie 2 exemplaires de la convention entre la collectivité et le préfet à faire signer par le maire (ou le président). Ces 2 exemplaires seront renvoyés en préfecture et après signature par le préfet, un exemplaire sera retourné.

4. Démarrage définitif de la télétransmission

Vous trouverez des informations complémentaires sur le site : https://www.collectivites-locales.gouv.fr/institutions/ctes-dematerialisation-de-la-transmission-des-actes

VOUS SOUHAITEZ TELETRANSMETTRE VOS DOCUMENTS BUDGETAIRES, COMMENT FAIRE ?

Pour pouvoir télétransmettre vos documents budgétaires, vous devez être prêt techniquement et administrativement avant le vote effectif de vos budgets (soit avant le 1er janvier de l’année N pour télétransmettre l’année N.)

1. Vérifier auprès du fournisseur de votre logiciel comptable et financier (Magnus, Cerig, JVS Mairistem, etc) que votre logiciel vous permet de générer vos documents budgétaires au format XML.

2. Vérifier que votre logiciel comptable et financier est à jour des maquettes budgétaires réglementaires (toutes nomenclatures).

3. Vérifier que votre opérateur de télétransmission est homologué pour les actes budgétaires et qu’il est d’accord pour mettre à votre disposition cet outil complémentaire.

4. Vérifier auprès de votre fournisseur de logiciel comptable et financier si le logiciel TotEM est intégré sinon installer le logiciel TotEM.

5. Faire délibérer le conseil pour :

a) donner son accord pour la télétransmission des actes budgétaires (voir modèle de délibération ci-dessous)
b) autoriser l’exécutif à signer la convention (ou l’avenant à la convention) avec la préfecture

6. A la réception de la délibération, la préfecture envoie 2 exemplaires de la convention (ou de l’avenant) entre la collectivité et le préfet à faire signer par le maire (ou le président). Ces 2 exemplaires seront renvoyés en préfecture et après signature par le préfet, un exemplaire sera retourné.

La dématérialisation des documents budgétaires nécessite que vous télétransmettiez aussi vos actes réglementaires.

La dématérialisation des documents budgétaires de l’année N implique la télétransmission des BP (principal et annexes) année N, des CA (principal et annexes) année N-1, des décisions modificatives (DM) (budget principal et budgets annexes) année N, éventuellement des budgets supplémentaires (principal et annexes) de l’année N.

NB : le CCAS est une entité juridique à part entière, il est interdit de télétransmettre ses budgets sur la plateforme de télétransmission de la commune, sauf si le CCAS a également signé, pour sa part et en son nom propre, une convention pour télétransmettre ses budgets. Dans ce cas, les budgets seront télétransmis à partir de la plateforme Actes du CCAS (et pas de la commune).

Vous trouverez des informations complémentaires pour Actes Budgétaires sur ce site : http://odm-budgetaire.org/