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Tenue des registres de délibérations et d’arrêtés dans les collectivités, EPCI et syndicats mixtes

 

Réglementée par le décret n°2010-783 du 8 juillet 2010, la tenue des registres de délibérations et d’arrêtés fait l’objet de dispositions fixées par la circulaire du 14 décembre 2010.

 

Le seul exemplaire de ces registres étant celui conservé par la collectivité, leur tenue doit répondre à différentes obligations :

  • le registre contient les délibérations et procès-verbaux des séances du Conseil et non les extraits transmis en préfecture.
  • la délibération est composée de l’objet traité et de la décision ; le procès-verbal établi en séance peut être joint aux délibérations. Pour chaque séance doit figurer la liste des conseillers présents ainsi que leur signature.
  • le maire, ou une personne déléguée, doit parapher chaque feuillet du registre.
  • le registre doit être paginé et il est recommandé de numéroter chaque affaire, ce qui permet l’élaboration de tables chronologiques et thématiques en fin de registre.
  • laisser une marge de 25 mm pour la reliure.

Ces registres doivent être reliés tous les 5 ans pour les communes de moins de 1 000 habitants, chaque année pour les autres communes et les EPCI. Leur reliure doit respecter les mêmes conditions que pour l’état civil :

  • reliure cousue,
  • pas de collage,
  • thermocollage,
  • serrage et montage sur onglets,
  • le papier doit être blanc et permanent (norme ISO 9706-1999) et imprimé à l’encre noire (norme ISO 11798-1997),
  • l’impression doit être recto-verso ; à défaut, le verso est annulé par une barre oblique.

Les archives départementales de l’Ain ont produit un document synthétique illustrant cette réglementation : http://www.archives-numerisees.ain.fr/data/modele_deliberation.pdf